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在虚拟场所实现“员工认可”的4个步骤

10月 28, 2018

 

无论在砖泥砌造的实体大楼还是虚拟场所里,员工想要的是为能够理解和认可他们的管理者来工作。

对于很多组织来说,与虚拟同事、项目团队进行商务协作正迅速成为一种常规法则。在现实中,员工之间很多时候并不是面对面的交流。虚拟组织之间往往相距甚远,多为高度的科技驱动型以及文化多样型。

领导者在管理虚拟员工时面临很多挑战,可是大多数员工都有一个共同特征:持续的获得认可感与参与感的需求。人们希望彼此之间以及与领导之间能有所联系。无论是在一个实体的建筑物内还是虚拟的工作场所内,他们愿意为赞赏他们的管理者工作。而管理者们完全可以仅稍作调整,用认可身边员工的方式来认可虚拟员工。

在虚拟场所“员工认可”的四个步骤

成功的认可虚拟员工有4个关键部分,每一部分都建立一种自然的“认可”文化中发挥作用,且相互依赖。

Step 1 有效的利用网络技术

邮件、聊天室、播客、短信、即时聊天工具、视频会议、社交网站、电话会议、内部网站、群体、网络研讨会、电话等。

没有哪一种表达赞美的方式是正确的。应该使用任何方便、熟悉、易理解的方式,尽量患者方式来传达“认可”消息。

对于你想让整个团队知道的信息,使用一种公告式的技术手段。对个人表示祝贺的话语,随时拿起手机进行表达吧。想象一下,如果你的员工收到一封手写的赞美邮件会有怎么样不一样的感受和惊喜呢?尝试新的方式,不用被局限。

Step 2 建立个人联系

在虚拟的工作场所里,认识所有的员工会比较困难。我们应该走出去、建立主动联系。在每个新员工来公司上班的前几天,向他们的邮箱发送一封欢迎信。重点了解每个员工的生活,至少有一项包括爱好、志愿者活动、宠物、孩子、业余追求等。这些可以帮助你建立个人联系,也是开始一段轻松对话的好方式。

通过每天或每两天给每个员工发条问候信息来保持联系。记得用一种随意又友好的方式,让员工感觉到你是友情式的问候,而不是检查他们的工作。当你们交流的时候,肯定需要喊对方名字,所以能够叫出一个人的名字也是对他表现尊重的一方面。

保持真诚。如果你犯了错或不能兑现一个承诺,请确保提前跟相关人员解释清楚。也许他们会很失望,但也会欣慰,因为你的重视。如果你不确定应该用何种方式更好地与你的员工交流,那就去问他们,避免一些人可能会有自己特殊的交流方式。

Step 3 建立社群

在面对面的工作环境中,人们可以很轻易地发展工作友谊,但对于虚拟工作场所的人来说,他们并没有那么多机会去发展友谊。可是你可以使用网络技术营造一种社区氛围,来帮助人们建立彼此之间的联系。创建一个虚拟的“员工认可”区域,在该区域所有的团队成员都能看到谁被表彰,以及什么时候是合适的时机来认可彼此。这个区域可以是社交网站或由企业内部网建成。

我们可以让新员工跟其他的团队成员分享下自己的照片或个人经历。这是介绍新员工的方式,也可以发布在“员工认可”区域的网络上。

通过分享来自客户、供应商、管理者及其他同事的赞助,帮助团队成员了解整个团队正在进行的事情。与相关同事沟通征得同意后,再公布给其他成员。鼓励员工去展现他们正在做的积极有意义的工作,让团队为其祝贺。

另一个建立社区的好方法是在虚拟团队会议活动上举办轻松的自夸大会。让每一个员工去展露自己为团队做出的积极贡献。这个可以小到“当我讲完事情时,我总是共享文档给大家”;也可以是一张带着皇冠的照片,展示“我总能在期限之前完成任务”;或者是一张带着太阳眼镜的“摇滚明星”。如果你有照片编辑技术,你完全可以在一张员工的照片上面直接把皇冠或太阳镜加上去。

在视频会议上,无论是你的声音、文字、表情都要透露着微笑。你越显得乐观积极,其他社区成员也会显得乐观积极。积极或是消极的态度都是会被传染的。

Step 4 在组织内创建“展露能力”的机制

大多数员工都渴望事业能一步步上升,无论是被提拔还是被赋予更多具有挑战性的任务。但在虚拟组织里,员工很难展露自己能进步的机会。有一种好方法就是直接告诉员工你向组织里的其他人表扬了他/她。这不仅可以让他们开心,也能展现出你对他们个人发展的关心。

任何时候,当你采用员工的建议并执行时,一定告诉其他同事这个好主意是谁提出的,这样有利于建立团队信任感。

当员工从整个组织的角度了解到公司正在发生的事情时,他们会更乐意接受改变。虚拟员工或许不能轻易的了解到公司的整个蓝图,但可以经常跟他们分享组织的重要措施,而他们也会感受到你的尊重。

帮助好员工职业发展,建议开展具体的公司线上培训课程,推介可以读的书,可以提高技能的会议或是工作深造。由于虚拟员工之间闲聊很少,他们经常会对一些机会并不知晓。

不管是管理虚拟团队还是传统团队,你总有机会影响一个人的一整天。每次当你表扬一个员工时,你是在鼓励他做好工作,找到更好的工作方法。不管身处何处,不要让任何可以带来改变的好机会擦身而过。

 

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